Как организовать свой день и стать хозяином времени

Наталия Бутенко 02.04.2011 «Секрет успеха», Как стать богатым

Как правильно распределить свой день?

Как вы понимаете, универсального ответа на этот вопрос нет, ведь 24 часа жизни спортсмена, студента, политика, мамы годовалого карапуза или кассира супермаркета отличаются кардинально, совпадает лишь то, что все эти люди иногда кушают и спят. Отсюда следует, что планировать время и составлять режим дня предстоит каждому из нас индивидуально, с учетом всех объективных и субъективных факторов. Для читателей блога, желающих обстоятельно подойти к делу, рекомендую ознакомиться с книгами, которые меня вдохновили на написание статьи:

  1. «Простые практики для управления временем и наведения порядка в делах».  Книга на ozon
  2. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского – любопытная книга об управлении временем, написанная несложным слогом, доступная широкой аудитории соотечественников, в частности благодаря тонкому юмору, удачным и колоритным примерам. Онлайн книга Аудио книга В бумажном виде

Если обобщить сведения из вышеупомянутых книг, можно кратко определить некоторые общие моменты для тех, кто хочет больше успевать:

  1. Необходимость планирования. Неважно сколько вам лет и чем вы занимаетесь, электронный ежедневник или простая рабочая тетрадь – отличный органайзер, который поможет грамотно расставить приоритеты, а так же назначить срок выполнения намеченных дел.
  2. Не распыляйтесь! Наметив конкретную цель или выполнение определенной работы, не отвлекайтесь, сосредоточьтесь на чем-то одном, завершайте начатое дело, игнорируя помехи, которые могут отсрочить или стать причиной срыва запланированного. Используйте правила разумного пофигизма.
  3. Избавьтесь от поглотителей времени. Осуществлению данной рекомендации предшествует обязательный этап – определение этих самых «пожирателей». У всех нас они разные: двадцать пятый просмотр серии любимого сериала, разговоры по скайпу, примерка седьмой кофточки перед выходом в магазин, какие-то субъективные ритуалы, вредные привычки и пр.
  4. Не откладывайте на завтра задачи, возникшие сегодня. Речь идет о вопросах, которые «не хочется, неприятно или сложно», но необходимо решать иначе они станут настоящей проблемой, для устранения которой понадобится в несколько раз больше времени и сил.
  5. Перестаньте быть перфекционистом там, где это не имеет ценности или смысла. Не все дела следует выполнять идеально, в большинстве случаев работа просто должна быть сделана – и все. Согласитесь, не обязательно ежедневно накрывать стол, тщательно расставляя все предметы праздничной сервировки по этикету, если кто-то из домашних просто присел за стол выпить чаю и перекусить бутербродом.
  6. Делегируйте обязанности, иными словами научитесь давать поручения менее загруженным делами коллегам или что особенно важно, членам семьи. Польза на лицо: во-первых – реальная помощь, во-вторых – приобщение к труду, если речь идет о детях, в-третьих – пример компромиссного решения с обоюдной выгодой.

Как планировать свой рабочий день

1. По вечерам нужно составлять список дел на завтра. Если заранее будет решено, что и когда в течение дня должно быть сделано, утром не придётся суетиться.

2. Как говорит статистика, всего 11% людей к концу дня успевают выполнить все запланированные дела. Причиной тому является неумение многих рассчитывать своё время. Люди пытаются планировать огромное количество дел, которое просто нереально выполнить за день.

Поэтому перед тем, как планировать рабочий день, нужно реально оценить свои возможности.

К тому же, гораздо разумнее выносить на повестку дня не более 3 самых важных задач. Слишком длинный перечень задач вызывает угнетение и отбивает желание что-либо начинать.

3. Полезно иметь не только ежедневные списки дел, но и планы на неделю и на ближайшее будущее. В долгосрочные планы необходимо вносить то, чего хотелось бы достичь в ближайшие 3 месяца, например, овладеть основными позами йоги или повысить уровень английского. В еженедельном графике каждую задачу важно расписать по шагам.

4. Записывать задачи рекомендуется чётко, с конкретной формулировкой. Например, не просто «банк», а «позвонить в банк на счёт замены карточки».

5. Как показывает практика, просмотр почты отбирает слишком много времени. Некоторые офисные работники тратят на это до 4 часов. Важно взять за правило сначала делать самое важное, а потом открывать почтовый ящик.

Читайте также:  Психосоматика болей в шее – скрытые причины и как избавиться

6. 89% людей не успевают справиться с запланированными делами из-за отвлекающих факторов. Поэтому важно подумать о том, как оградить себя от возможных уведомлений на время работы.

7. В своём расписании необходимо обязательно предусматривать время для развлечений и отдыха, иначе ежедневный одинаковый распорядок приведёт к развитию хронической усталости и апатии.

8. При возникновении проблем в расстановке приоритетов следует подумать, что сейчас важнее. Перед глазами нужно всегда держать только одну мегацель. Только в этом случае организация работы даст результат и получится добиться настоящего успеха. Планы на далёкое будущее следует периодически пересматривать: со временем некоторые из них теряют актуальность.

Теперь у вас есть все необходимая информация о том, как научиться планировать свой день. Успех этого процесса зависит от вашего желания и активности.

Как научиться планировать своё время и день?

Приветствуем Вас, друзья!

Не будет таить греха, не все в состоянии выполнить все ранее назначенные дела в срок. По совершенно разным причинам, но такое происходит с завидным постоянством. Успевать сделать гораздо больше и лучше поможет нам привычка осуществлять планирование. Как ни странно, но для этого потребуется совсем не много. Ручка, ежедневник и парочка совсем простых правил.

Небольшое лирическое отступление. У автора статьи был в своё время начальник. Педант, перфекционист с почти феноменальной памятью. Запоминал всё и постоянно контролировал рабочий процесс. Но тем не менее, каждый вечер садился за стол и составлял список задач на завтра. Ему так было удобно. Утром всем раздал и решай себе текущие дела. Вот тогда я и призадумался. Сам то никогда не занимался подобным.

Самый главный житейский совет — начните планировать всё в письменном виде.

Выбор ежедневников впечатляет. С обложкой из крокодильей кожи и из обычного кожзама. Дело не в нём. Выбирайте себе любой, который по душе. Рука тоже не является основным мерилом успеха. Гелевая, шариковая или самый простой карандаш. Сгодится всё.

Почему же так важно всё записывать в блокнот?

  1. Во-первых, с ним мы перестаём забывать о каких-то мелочах. Он всегда под рукой. Стоит в него заглянуть и всё в поле зрения. Не придётся судорожно что-либо вспоминать и уточнять. Всё удерживать в голове вредно и опасно. Легко можно что-то упустить или забыть.
  2. Во-вторых, записанное пером не вырубить и топором. Контроль выполнения задач станет гораздо легче и проще. Выполнил — поставил галочку. Сразу видно, что ещё предстоит сделать.
  3. В-третьих, запись в ежедневнике – это символ дисциплины. Когда чётко прописана сама цель, сроки её выполнения, то это уже является стимулом к её выполнению. Сразу представляется картина, когда невыполнение повлечёт за собой другие проблемы. Уже не будет желания перенести всё на завтра.

Поверьте на слово, что все руководители ведут свои дела в бумажном виде. Можно сказать, что проще делать заметки в ноутбуке или смартфоне. У каждого свои предпочтения. Суть не в этом. Просто надо осознать факт того, что нет нужды забивать каждый день голову информацией. Проще, удобней и выгодней вести записи.

Составляйте список дел на день — ежедневно

Хорошо составленный план действий на завтра — это половина успеха. А лучше его делать не утром, а вечером прошлого дня.

С чего стоит начинать? Вот Вам парочка самых простых шагов:

  • Сформулируйте список неотложных задач по степени важности. В этом Вам поможет табличка, которая расположена чуть пониже.
  • Расставьте правильно. На практике самые важные дела являются самыми сложными и затратными по времени. Их нельзя откладывать в долгий ящик. Никоим образом нельзя заменить их на важные, но не срочные.
  • Составьте план и рассчитайте приблизительное время на его выполнение. Все задачи должны быть реальными, выполнимыми и простыми.
  • Осталось их реализовать. Проводите соответствующие действия в строгом соответствии со своим планом.

Не забываем про контроль выполнения. Не бойтесь изменять их, если вдруг что-то оказывается невыполнимым и не позволяет достичь целей в назначенный срок. Жизнь всегда любит вносить свои коррективы.

Огорчаться тут не стоит. Делайте ставку на самодисциплину, терпение и настойчивость. Результаты не заставят нас долго ждать.

Не забывайте про мотивацию и чувство удовлетворения. Хорошо выполненное задание служит для человека чувством гордости за свои умения и расторопность. Можно даже себя похвалить и порадовать чем-либо.

Как правильно ставить цели и достигать их?

Не стоит взваливать на себя неподъёмную ношу. Никто не в силах выполнить необъятное количество задач. Как ни старайся при этом. Человеческому организму необходим отдых. Планируйте то количество, которое по плечу. Лучше выполнить меньше, но качественней. Дабы завтра не пришлось всё переделывать заново.

Читайте также:  Психология денег — как стать богатым и успешным?

Все выполненные задачи не забывайте вычёркивать. Это тоже является системой контроля. Зато как приятно будет вечером увидеть, что всё зачёркнуто.

Планировать стоит каждый будний и рабочий день. Со временем это войдёт в полезную привычку. Не стоит нарушать тенденцию. В конечном итоге всё принесёт свои плоды. Дисциплина и порядок навсегда войдут в жизнь, станут верными помощниками. Всего хорошего!

Для начала наведите безупречный порядок

В первую очередь уберите все ненужные вещи с вашего рабочего стола. Оставьте только то, что необходимо для работы. Остальное можете хранить в ящике стола или в коробке под ним.

Ваше жилье должно быть чистым и удобным. Если вы работаете дома или же на данный момент вообще никуда не выходите, то не создавайте в окружающем пространстве хаос и беспорядок. Все должно быть на своих местах. Регулярно избавляйтесь от грязи, пыли, насекомых. Поддерживайте чистоту своего жилища на достойном уровне.

После этого купите красивый блокнот для своих заметок. Во время покупки обратите внимание на дизайн, чтобы было приятно смотреть на блокнот и брать его в руки.

Как правильно организовать время и научиться планировать.

Утренние процедуры у каждого человека практически одинаковые, как по времени, так и по действиям. Но если есть возможность их сократить, то вы можете выехать раньше. Тогда доедите до работы без пробок. Успеете сделать больше. Возможно стоит организовать рабочий день с 8-00 до 17-00. Сможете раньше возвращаться домой. Есть шанс не попасть в самый загруженный час пик. Появится больше времени провести дома.

Человек, который осмеливается потратить впустую час времени, еще не осознал цену жизни.

Планирование на рабочем месте.

  1. Составьте чёткий план на весь день и соблюдайте его.
  2. Каждому направлению своё время.
  3. Попросите сотрудников не отвлекать вас лишними разговорами и просьбами.
  4. Не хватайтесь за всё сразу. Идите поэтапно. Сделали одно дело полностью, перешли к следующему.
  5. Расставляйте приоритеты важности и срочности. Следуйте им.
  6. Не откладывайте то, что нужно сделать сегодня, на завтра.
  7. На рабочем месте должен быть порядок.
  8. В ПК тоже, всё разложено по папкам с чётким описанием. Дабы избежать долгих поисков нужного документа.
  9. Делайте резервные копии на случай сбоя. Храните их на внешнем носителе (флэшка, диск).
  10. Установите антивирус.
  11. Для каждого задания определяйте нужное время и старайтесь уложиться.

Возьмите в привычку – взяли дело, доведите его до конца. Не перескакивайте на другие. Всё бывает срочно. Будут вам это говорить всегда. Это надо сделать срочно! Ваш ответ. То, что я делаю тоже срочно, доделаю, возьму ваше задание.Не спорить, не ругаться, не доказывать. Спокойно следовать своему плану организации рабочего времени.

Жизнь спешит, если мы сами медлим.

Организация планирования дома.

  • Самые трудные и затратные по времени дела перенесите на выходные или отпуск.
  • Если есть возможность наймите тех, кто это сделает за вас.
  • Дома должно быть время и для сериалов, и для семьи. Не забываете об этом.
  • Обязательно общайтесь с членами семьи. Просто так, поговорите, поиграйте.
  • Планируйте время на культурный отдых, выполняйте.
  • Организация времени на домашние дела так же требует продуманности.
  • Вечером перед сном можно почитать книгу и провести медитацию.
  • Хотите организовать ремонт? Сначала купите всё необходимое, только потом начинайте его делать.
  • Старайтесь посещать салоны по уходу за телом. По мере финансовой возможности.
  • Съездите на море, или в санаторий. Это тоже нужно планировать.

В общем способов как научиться планировать свое время и организовывать день много. Главное – планирование. Поверьте, мне, человеку военному. Хотите всё успевать, планируйте и отмечайте что выполнено. Ведите учёт дел. Только так. Иначе будет хаос в голове, и в жизни.

Рекомендую статью «Мне в жизни не везёт. Что делать».

Удачи вам на поприще организации и планировании своей жизни.

Успеваем все в командировке

Когда вы собираетесь ехать в командировку, на деловую встречу, планируете посетить какое-либо мероприятие впервые, лишней информации просто не может быть. Заранее изучите маршрут, запишите возможные контакты с теми людьми, к которым вы едете, чтобы все успеть посмотреть и сделать. Поищите в интернете опознавательные знаки. Чем больше информации о месте встречи у вас будет, тем лучше для вас, тем больше дел вы успеете сделать. Опираясь на ту информацию, которую вы имеете в избытке, вы с большей долей вероятности избежите попадания в неприятную ситуацию. Наверняка найдете нужное вам место и человека, чтобы все успевать.

Матрица приоритетов и «с чем её едят»

Вы определились с истинными целями и больше не тратите время на ненужные действия? Вы разбили крупные задачи на мелкие, выделили для них время и дисциплина помогает ими заниматься? Но количество нерешенных задач так и не уменьшилось? Предлагаю составить матрицу приоритетов Эйзенхауэра. Это несложная таблица, в которой задачи необходимо распределять согласно 4 принципам:

  1. Срочные и важные
  2. Важные, но не срочные
  3. Срочные, но не важные
  4. Ни срочные, ни важные

В расстановке приоритетов между задачами важно завести планер, но он вам не поможет, если задачи будут расставлены в хаотичном порядке. Поэтому такая матрица помогает привести ваше расписание в правильно организованную систему. Единой логики построения матрицы нет, потому что приоритетность задач каждый определяет для себя, исходя из своего образа жизни, мировоззрения и взглядов. Важно ли подготовить презентацию для работы или поговорить с подругой, срочно ли приготовить ужин или отправить письмо и прочее. Стоит учесть ещё тот факт, что порой вариантов решения задач может быть несколько. Если у вас есть более важные дела, чем приготовление ужина — его можно заказать, нет времени выгулять собаку — попросить соседа, не хочется гладить рубашки — поручить супругу/супруге. Это нормальный процесс делегирования своих обязанностей.

Как я планирую неделю

Расскажу, как обычно это делаю, чтобы было понятнее.

Сначала я составляю интеллект-карту по сферам жизни («мозговой штурм») в программе MindMeis с помощью планшета. Вношу туда ключевые задачи, события, цели на неделю.

Потом на основе карты непосредственно планирую дела в бумажном еженедельнике, где на развороте видна вся неделя. Именно это позволяет балансировать нагрузку, так как сразу видно количество задач на каждый из дней.

Если на какой-то день и так уже много планов, я даже не буду дописывать туда что-то ещё.  Благодаря этому потом не приходится переносить не сделанные дела на один из следующих дней.

Также при планировании недели я беру за основу план на месяц. Об этом я подробно рассказывала в одной из статей блога.

Личная эффективность. Планируем дела на месяц

Wunderlist

Этот менеджер задач позволит вам наиболее эффективно планировать свой день. С ним можно управлять своими делами как через компьютер, так и через телефон. Возможности у этой программки весьма обширны. Детально ознакомиться с ними можно в моей статье про Wunderlist.

Если вы хотите научиться распоряжаться своим временем, то советую вам ознакомиться с курсом под названием «Хозяин времени».

Благодаря ему вы научитесь правильно распределять свое время между задачами. Это позволит вам увеличить свою производительность и добиваться новых высот. В этом курсе собраны все советы по управлению временем, эффективность которых подтверждена практикой.

Надеюсь, статья выдалась полезной. Если так, то обязательно поделитесь ею в соц. сетях. Пусть ваши друзья тоже научаться планировать свой день.

Следите за обновлениями блога и еще очень много советов сможете получить. Давайте достигать высот вместе! Пока!

С уважением! Абдуллин Руслан

Основные преимущества еженедельного планирования:

  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Перейти к оглавлению

Еженедельный план работ

  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Перейти к оглавлению