Для чего нужен тайм-менеджмент и можно ли обойтись без него

Миллионы людей в этом мире ничего не знают или почти ничего не знают о тайм-менеджменте. Однако они спокойно живут, ходят на работу и решают свои повседневные проблемы. Нередко они даже добиваются каких-то успехов в жизни, а их мечты иногда сбываются. Возникает закономерный вопрос: для чего же тогда нужен тайм-менеджмент, если люди способны обходиться и без него?

Инструкция для выполнения

Инструкция для выполнения

Чтобы получить максимально верные результаты, необходимо искренне отвечать на вопросы теста на рациональное использование времени. Кроме вас, их больше никто не увидит. Зато вам позволит объективно оценить эту сторону своей жизни. Это основное правило, которое нельзя нарушать.

Нужно оценить себя в баллах и проставить их возле каждого утверждения:

  • 0 — никогда или случалось всего 1-2 раза;
  • 1 — бывает иногда;
  • 2 — такое происходит достаточно часто;
  • 3 — практически всегда.

Любопытный факт. В Тихом океане есть 180-ый меридиан, который учёные называют линией перемены времени. Если вы пересечёте её с запада на восток, попадёте во вчерашний день. Двигаясь в противоположном направлении, окажетесь в завтрашнем.

«Метод помидора», или «Система минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.

Где узнать больше

  • Статья: «Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro».
  • Книга: Штаффан Нётеберг. Тайм-менеджмент по помидору. Альпина Паблишер, 2020.

Что мешает использовать время эффективно

Чтобы научиться правильно управлять своим временем, нужно остановиться на минуту и задуматься: «Что мне мешает жить так, как я хочу?». Чтобы облегчить поиски ответа, предлагаем список наиболее типичных преград на пути эффективного планирования времени.

  1. Технические ошибки. Вы не умеете планировать своё время, вам необходимо освоить несколько приёмов, например, начинать свой день с письменного составления расписания.
  2. Внешние факторы. Возможно, вы человек крайне дисциплинированный, но окружающие как будто существуют только для того, чтобы нарушать ваши планы.
  3. Психологические препятствия. Может быть, вы чего-то не делаете только потому, что считаете это занятие бессмысленным и скучным.

Технические ошибки

  • Отводите конкретное время на выполнение задачи. Забудьте о стартовом «понедельнике», который никогда не наступает.
  • Правильно выбирайте время. Например, если вам легче работается вечером, не назначайте важных дел на утренние часы.
  • Ошибка в расчете времени на выполнение задачи.
  • Слишком сложные задачи, которые просто пугают вас, и вы не знаете, как к ним подступиться. Разбивайте их на несколько этапов или обратитесь за помощью к специалистам.
  • Ведите ежедневник, чтобы не забывать о своих планах.
  • Организуйте свое рабочее пространство таким образом, чтобы не тратить времени на поиски нужного.
  • Отказывайтесь от задач, которые вы объективно не можете исполнить. Избавляйтесь от скучных или просто неприятных занятий, насколько это возможно.

Внешние факторы

  • Не берите на себя слишком много. Чаще задача нам только кажется непосильной, но бывает, что она и правда нереальна.
  • Вы устали или заболели. Все мы живые существа, которые могут заболеть или впасть в уныние. Это нужно учитывать и не работать на износ.
  • Перемены в жизни — вступление в брак, рождение детей, окончание вуза, переезд и т. д. Все эти ситуации вносят существенные изменения в распорядок жизни. Необходимо решить, что важно, а что может подождать.
  • Форс-мажор. Многие знакомы с непредвиденными обстоятельствами, которых нельзя избежать. Оставляйте в своем графике пробелы на всякий случай.
  • Недисциплинированный партнёр. Злиться и обижаться на партнера не стоит. Попробуйте просто договориться, объяснив, что вы стремитесь к одной цели, и рассмотрите пути её достижения.
Читайте также:  Психология похудения: используем НЛП

Особенности личности

  • Проясните свои приоритеты. Не имея четких глобальных целей, вы не сможете ставить и решать мелкие задачи.
  • Не работайте на пределе возможностей не оставляйте всё на крайний срок. Возможно, вы сами создаете для себя экстремальные ситуации.
  • Не бойтесь бездействия. Иногда люди не любят оставаться без дела, и хотят постоянно восхищать окружающих своей трудоспособностью. Находясь в постоянном решении задач, вы рискуете «сгореть на работе».
  • Жертвенность. Прекрасное качество, достойное восхищения. А, может быть, вы просто не умеете говорить «нет»?
  • Страх неудачи. В данном случае нужно честно ответить себе на вопрос: «Что может случиться со мной в случае неудачи?».
  • Страх успеха. Желанная руководящая должность может означать отдаление от семьи, зависть друзей и т. д. Общаясь с успешными людьми, вы прочувствуете атмосферу успеха и заразитесь ею.
  • Страх нововведений. Разновидность страха успеха. Продвигайтесь к достижению целей размеренно, перестраиваясь постепенно и привыкая к новому в вашей жизни.
  • Перфекционизм. За стремлением к совершенству часто скрывается потребность в одобрении или страх быть раскритикованным.

Если вы хотите эффективно управлять своим временем, необходимо заглянуть в глубины своего сознания, что любопытно и страшно одновременно.

Мы желаем вам реализации намеченных планов!

© Старецкая Елена,

Планируйте

Для эффективного планирования своего времени воспользуйтесь составлением очень часто бывает так, что очень сложно удержать все предстоящие задачи и важные встречи в голове. Тогда на помощь приходит составление плана на ближайший день, месяц или даже год. Грамотное планирование помогает разгружать свою память от лишней не нужной информации и дает возможность все успевать.

Планируйте

Записывайте всю необходимую информацию, старайтесь не держать ничего лишнего в голове. Пишите в свой график адреса, телефоны, необходимые пометки и замечания.

Помощники для грамотного планирования своего времени

Планируйте

В современном темпе больших городов люди все чаще пользуются электронными помощниками, создающими ваш рабочий график на ближайшее время. Самые популярные приложения, которые признаны очень удобными Todoist, GoogleCalendar, SolCalendar. Для активных молодых людей это очень подходящий вариант. Потому что есть возможность в любой момент, находясь в любой точке города, заглянуть в свой график или что-то в нем поменять, так чтобы эти изменения смогли увидеть остальные. Но, не для всех такой способ удобен. Потому что кому-то проще записать все свои встречи или предстоящие события по старинке, в блокнот.

Несколько лайфхаков как все успевать:

Планируйте
  • Никогда не откладывайте срочные дела на завтра. Если есть возможность выполнить их сегодня, сделайте их сразу, не отвлекаясь на что-то другое. Чем раньше, тем лучше, не затягивайте время, делайте прямо сейчас!
  • Начинайте готовиться к важным мероприятиям или встречам заранее. Готовясь заблаговременно у вас, есть возможность увидеть весь фронт работ предстоящей подготовки и сделать все без лишней спешки. Лучше потом постепенно доделать все оставшиеся дела, чем в последний момент обнаружить, что сделать нужно очень много, а времени осталось всего несколько часов.
  • Не берите лишнюю работу, которая едва вписывается в ваш привычный график. Например, вам предложили очень хорошую подработку с высокой оплатой, но к сожалению времени на ее выполнение у вас нет или приходится жертвовать часами, которые предназначены для отдыха или для того, чтобы побыть с семьей. Да конечно, дополнительный заработок это прекрасно, но не стоит жертвовать своим отдыхом. В итоге все равно выйдет так, что работа выполнена не качественно и здоровье подорвано.
  • Заведите ежедневник. Записывайте туда все предстоящие встречи и важные мероприятия. Это подходящий вариант даже для людей, которые не любят планировать и считают записи в блокноте скучным занятием. Такие записи служат своеобразным напоминанием о важных событиях. Подсмотрев в ежедневник, вы на подсознательном уровне начнете готовиться к предстоящим событиям, потому что видите сколько дней до него осталось. Ираспланируете свои ближайшие действия с учетом записей в ежедневнике.
  • Уважайте чужое время. Возможно, что уделяя вам, время и идя с вами на встречу, другой человек жертвует чем-то важным. Например, люди, работающие «на себя» обычно всегда очень ценят свое личное время, потому что каждый час у них на счету и любая свободная минутка – это возможность заработать деньги. Поэтому старайтесь всегда приходить к назначенному времени.
  • Старайтесь выполнять важные задачи в первой половине дня. Просыпаясь с утра, мы прибываем в хорошем настроении и кажется, что есть силы свернуть горы. Пока это состояние не сменилось усталостью и апатией нужно успеть сделать все главные дела, даже если они кажутся вам не выполнимыми и не очень приятными. Поверьте, с утра все дается намного легче, когда активность головного мозга находится на максимуме. Главное перед этим хорошенько выспаться.
  • Сохраняйте напоминалки на телефоне. Например, о предстоящем Дне Рождения или важной встрече. Ведь даже если сделать запись в ежедневнике, то это не гарантирует что, вы про нее не забудете. А сигнал на телефоне в любом случае известит вас о важном мероприятии или встрече.
Читайте также:  Как влюбить в себя бывшего мужа заново после развода

Навыки планирования своего личного времени и соблюдение режима работы и отдыха, позволит вам стать более дисциплинированными и пунктуальными. А это очень полезные качества для современного человека.

Причина Управлять своей жизнью

Одно из самых неприятных чувств — это чувство, что от тебя ничего не зависит. Но именно с этим чувством и живут сегодня многие люди. Они словно дрейфуют по течению: утренняя маршрутка, работа, вечерняя маршрутка, социальные сети, воскресные телепередачи, кредиты, ипотека… Они пассивно созерцают то, что с ними происходит, но не в состоянии ничего изменить. Им кажется, что у них просто нет другого выбора.

Однако это не так. И главная идея тайм-менеджмента заключается в том, что свою жизнь можно и нужно планировать. Человек способен сам выбрать, где ему жить, с кем общаться и где работать, на что тратить свое время и в каком направлении развиваться. Тайм-менеджмент нужен людям для того, чтобы встать с пассажирского кресла и начать самостоятельно управлять своей судьбой.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.
Читайте также:  Аутоиммунный тиреоидит психосоматика. Психосоматика: щитовидная железа

Как использовать время эффективно

Десять советов по рациональному использованию времени

Эффективное использование времени — безусловно, один из важнейших элементов успеха. Если вы умеете использовать время полноценно и рационально, то одного этого достаточно, чтобы сказать, что вы достигли немалых высот в саморазвитии. Собственно, вопрос о том, как использовать время правильно — это тема всей категории моего блога «тайм-менеджмент», множество советов и методик вы можете найти в статьях этого раздела. Сегодня же, для начала, хочу указать на десять экспресс-способов экономить время.

(Всем, кто уже сморщил нос от упоминания статьи-списка, могут пойти прогуляться подальше с моего блога. Я не виноват, что этот великолепный способ привести свои мысли в порядок и быстро донести их до читателя испохаблен)

Итак, способы эффективно использовать время:

1. Имейте в запасе дело, которым можно заниматься урывками, от случая к случаю. Это позволит вам «заткнуть дыры», когда вы вынуждено сидите без дела (стоите в пробке или ожидаете встречи). Можно скидывать на телефон развивающую или художественную аудиокнигу — и просвещаться;) В это время можно планировать свою деятельность (все говорят, что некогда планировать — нужно работать, вот и время для планирования). Во время этих дыр также можно делать необходимые звонки и читать почту (а не бростаться проверять все

«контакты» и ридер с самого утра — в самое продуктивное время, которое можно употребить с наибольшей отдачей — см следующий пункт)

2. Планируя дела на день, не забывайте о естественном ритме. Более сложные и требующие интеллектуального напряжения дела лучше выполнять утром, менее сложные — вечером и т.д.

3. Ограничивайте общение с теми, кто отнимает у вас время. Долой скромность — вперед и с песнями «извините, у меня мало времени».

4. Режим сна — ваш лучший друг. (Уже раз двадцать это повторял в разных постах. Ну да ладно)

5. Установите на мобильном несколько сигналов (начало работы, перерыв, обед, окончание, начало занятий спортом и так далее). Вам не нужно будет десять раз смотреть на часы (отвлекаться. ) — сигнал прозвучит и только тогда вы будете преключаться на новое занятие — а до этого работать с полной отдачей, а значит, полноценно и рационально использовать время.

6. Пожалуй, это надо было поставить первым в списке: всегда четко видеть конечную цель той или иной деятельности. Эффективность — это не толкько экономия времени, это еще и использование его на правильные дела. Задавайте себе вопросы — а нужно ли то, что я делаю? Вот лично мне — что с этого будет?

7. Согласовывайте свой режим дня и распланированное время с родными и (опционально) коллегами. Иначе могут возникнуть нехорошие ситуации — их планы могут кардинально отличаться от ваших. А в итоге что? Потеря времени и нервов. Кому это надо?

8. Время от времени (ха-ха, почти каламбур) меняйте свои схемы тайм-менеджмента. Выбирайте оптимальную для вас, но не зацикливайтесь на ней: условия меняются, меняетесь вы и требования к вам.

9. Задумайтесь над мелочами. Нельзя ли оптимизировать свою жизнь так, чтобы тратить меньше времени: удобнее расположить вещи на столе, прибраться в папках компьютера, установить определенное место для ключей, чтобы не искать их каждый раз. Задумайтесь над такими вещами один раз, чтобы не думать больше никогда — и вы будете экономить десяток-другой минут каждый день. Скелько это выйдет в расчете на неделю.

10. Место для вашего способа рационально использовать время