5 мифов о тайм-менеджменте, из-за которых он не работает

Приветствую! На тему управления временем есть сотни книг и десятки обучающих курсов онлайн. Но не все так просто, как в них написано.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

Браслет Pandora

Что такое тайм-менеджмент мы выяснили. Теперь нужно выяснить, почему он для всех разный. Вы вероятно слышали о браслетах ювелирной фирмы Pandora. Это цепочка со сменными бусинами. Предлагаю аналогию. Тайм-менеджмент – это браслет Pandora, на котором изначально четыре бусины: умение анализировать ситуацию, умение ставить цели, умение планировать и умение действовать. Цепочка – это наши жизненные ценности (чтобы аналогия была полной).

Эти четыре бусины должны быть обязательно, иначе тайм-менеджмент работать не будет. Это базовый набор. Но поскольку бусины заменяемы, мы можем их заменить и/или дополнить другими.

  • Чем можно заменить или дополнить бусину «анализ»? Анализом ситуации с помощью различных методик: SWOT, линия жизни. Плюс системы сбора и обработки информации: хронометраж, дневник.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «цель»? Конечно же бусиной SMART или бусиной ДИСКО (аналог SMART), или модной бусиной SMARTERS (усовершенствованный алгоритм SMART), или визуализацией целей, тест-драйвом.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «план»? Любыми методами декомпозиции целей: дерево целей, календарный план. А также способами творческого мышления: мозговой штурм, «шесть шляп мышления», ТРИЗ.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «выполнение»? Для этой бусины набор дополнителей просто огромен: профессиональные знания и навыки, менеджмент, делегирование, мотивация и самомотивация, навыки коммуникаций (проведение презентаций, публичных выступлений, переговоров, умение говорить «нет»), управление вниманием (концентрация, фокусировка, переключение), навыки работы с информацией (поиск, обработка, хранение, скорочтение, слепая печать), поддержание и увеличение ресурсов организма (сон, правильное питание, физические нагрузки, своевременный отдых), организация рабочего пространства, формирование привычек, расстановка приоритетов, однозадачность, устранение поглотителей времени, «лягушки», «слоны», «сыр».

Существуют бусины, которые могут заменить несколько. Самый яркий пример – это Метод помидора: он включает в себя планирование, выполнение и анализ. Бусины «ежедневник» и «планировщик» дополняют бусины «план» и «выполнение».

Каждый человек с набором определенных бусин утверждает, что именно его набор и есть тайм-менеджмент. И это верно. Позволю себе лишь небольшое замечание. Тайм-менеджмент – это все-таки для пользы, а не для красоты, и большое количество бусин одного вида ни к чему. А недостаток базовых бусин или их заменителей сделает наличие браслета бесполезным. Значит, в первую очередь нужно научиться анализировать проблему, ставить цели, планировать и выполнять план. И после этого вы сможете добавить на свой браслет новые бусины: дополнительные знания и навыки в профессиональной сфере, организация рабочего пространства, обработка и хранение информации, концентрация, ресурсоемкость и так далее.

Читайте также:  ТОКСИКОМАНИЯ - ОДИН ИЗ САМЫХ ЗЛОКАЧЕСТВЕННЫХ ВИДОВ НАРКОМАНИИ

Постоянно совершенствуя и приобретая навыки и обучаясь новым инструментам, мы добавляем бусинки в нашу коллекцию. Чем больше бусин в коллекции, тем более функциональный браслет, и тем более эффективно вы расходуете свое время. В любой момент времени вы можете не используемые бусины снять, а необходимые добавить. Поэтому:

  • Проанализируйте свой браслет и коллекцию дополнительных бусин.
  • Поставьте цель по улучшению вашего навыка управления временем.
  • Составьте план.
  • И выполните!

Советы по управлению временем

С помощью этих 16 советов по управлению временем вы можете планировать, выполнять и управлять своим днем ​​и добиться огромного успеха!

  1. Начните с выяснения того, куда уходит ваше время в течение дня. Часто существует большое расхождение между вашим субъективным временем и реальностью. Например, вы можете проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами.
  2. Перед встречами определите желаемые результаты.
  3. Имейте четкую цель перед началом встреч. Ваша команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.
  4. Установить ограничение по времени для задач.

Еще раз взгляните на аудит времени и определите задачи, которые занимают больше времени, чем вы ожидаете.

Установив временные ограничения для этих предметов, вы будете больше фокусироваться и работать более эффективно.

Если вы все еще выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и устраните небольшие потери времени, такие как незапланированные перерывы.

  • Создайте ежедневный план.

Используйте первые 30 минут своего дня, чтобы создать ежедневный список дел, который соответствует вашему еженедельному плану.

Произнесите элементы списка так, как будто вы их уже завершили. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напишите «Отчет представлен руководителю проекта».

Этот маленький трюк даст вам дополнительный импульс мотивации.

  • Добавьте «готовый список» в свой список дел.

Иногда неожиданные задачи просто появляются в течение дня. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотрите свои достижения за предыдущую неделю и поздравьте себя с вашими успехами. Этот период обзора повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

  • Выполняйте свои самые важные и сложные задачи первым делом с утра.

Большинство из нас считают наш первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используйте его с умом! Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. При загрузке мозга меньше энергии для мечтаний и забот о других задачах.

  • Блокировать отвлечения.

Используйте на компьютере функцию «не беспокоить» при работе над целевыми задачами. Направьте свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно окно. Выход в автономный режим также может быть вариантом, но давайте не будем заходить так далеко.

  • Старайтесь не вешать на себя много задач.
  • Не зацикливайтесь на мелких деталях.

Вместо того, чтобы заниматься перфекционизмом, имейте в виду общую картину.

Сосредоточьтесь на ваших приоритетах, а не на мельчайших деталях вашей работы. Решайте самые важные задачи в вашем списке дел и не беспокойтесь о мелочах.

  • Расписание перерывов между задачами.

Человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за один раз.

Планируйте перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

  • Максимально использовать время ожидания.

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и так далее.

  1. Отвечайте на электронные письма на вашем телефоне, * Узнавайте пропущенные телефонные звонки,
  2. Занимайтесь спортом, отдыхайте или медитируйте
  3. Читайте книги.
  4. Слушайте подкасты на вашем телефоне.

Не позволяйте неожиданным очередям сжигать ваше время

  • Часто занимайтесь спортом.
Читайте также:  Как перестать бояться предательства и измены?

Спорт поможет вам справиться с повседневными стрессами.

Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть такими же полезными, как и более длинные. Выделите время для коротких тренировок — по крайней мере, через день.

  • Соблюдайте режим сна.

Ученые выяснили, что меньше спать, чтобы создать больше ориентированного на задачи времени, приводит к неприятностям. Уставшие люди откладывают все больше и легко отвлекаются. Дайте мозгу по крайней мере восемь часов сна каждую ночь.

  • Расписание времени отдыха.

Выйдите из колеса хомяка, проведите некоторое время в тишине и выключите свой «рабочий мозг».

Вы будете удивлены положительным влиянием, которое какое-то тихое время может оказать на ваши творческие процессы. Медитация помогает вам по-новому взглянуть на свою работу.

  • Промедление — враг производительности.

Попробуйте установить сроки выполнения задач в вашем списке дел. Если вы избегаете какой-то конкретной задачи, потому что она слишком пугающая, разделите ее на более мелкие куски (не забудьте также установить сроки для них). Наконец, когда вы закончите задание, которое откладывали, вознаградите себя.

О партнерских программах, для читателей интересно будет ознакомиться со статьей: Партнерская программа — это что? + как заработать денег на использовании

С чего начать?

Не пытайтесь резко все изменить, действуйте последовательно. Прежде всего, забудьте про многозадачность. Делайте лишь одно дело за раз, не отвлекаясь ни на что другое. Для начала оцените все задачи, которые у вас есть, и составьте себе примерный график работы. Подумайте, сколько усилий вам потребуется на выполнение каждого пункта, и решите, действительно ли он заслуживает внимания. Приступайте к делу – график будет помогать вам сориентироваться в процессе. Учтите, что выполнить совершенно все практически невозможно, и такой цели у вас быть не должно. Не бойтесь вносить заметки и поправки в свой график. Так вы станете куда более эффективным сотрудником, и ваш рабочий день уже не будет пребывать в полном беспорядке. Такой успех невозможно будет не заметить.

Мифы о тайм-менеджменте

№1. Управление временем сводится к записям дел на каждый день в ежедневнике

Если бы все было так просто. По-настоящему внедрить систему тайм-менеджмента в свою жизнь сложно. Нужно искать свои «фишки», заставлять, уговаривать и мотивировать.

Кого? Самого себя, разумеется.

А еще придется многому учиться: формулировать цели, расставлять приоритеты, планировать, анализировать и контролировать. В общем, записи в ежедневнике – это примерно 10% от настоящего time managment.

№2. ТМ сделает меня успешным и богатым

Логика мифа понятна: все успешные люди умеют делать 1000 дел в день, оставаясь при этом энергичными оптимистами. В свободное от зарабатывания миллионов время, они успевают сделать маникюр и укладку, проплыть в бассейне 5 км и почитать детям книжку на ночь.

На самом деле высокая организованность – лишь одно из необходимых качеств успешного человека. Да, тот, кто умеет управлять своим временем, эффективен и востребован на рынке труда. Но виртуозное владение приемами тайм-менеджмента еще не гарантирует успех.

№3. Инструментов много не бывает

К сожалению, еще как бывает! Я лично знаю девушку, которая на работу с инструментами ТМ тратит столько же времени и сил, что и на основные обязанности.

Мое мнение: фишки и приемы из тайм-менеджмента лучше тестировать по очереди. И опытным путем выбрать самые эффективные лично для Вас.

№4. Управление временем превращает людей в роботов

Time managment не заставляет жить по жесткому расписанию, где шаг влево – шаг вправо подобен смерти. В первую очередь, Вы делаете это для собственного удобства.

Мифы о тайм-менеджменте

Пример из жизни. Мой друг купил крошечную однокомнатную квартиру: без балкона и без кладовой. В шкафу в прихожей он хранит свою обувь на все сезоны в одинаковых картонных коробках.

Знаете, как выглядит поиск нужной пары? Гора из коробок вываливается на пол в прихожей. Каждая из них по очереди открывается. По закону подлости нужные туфли оказываются в последней по счету.

Однажды я стал свидетелем этого экстремального квеста. И спросил: «Ты же купил недавно в комнату огромный шкаф-купе с антресолями? Почему бы тебе не подписать коробки с обувью и не поставить их туда? Открыл шкаф – и сразу видно, что где лежит».

Читайте также:  4 мужских секрета, которые должна знать каждая женщина

Никогда не забуду его выражение лица.

Тайм-менеджмент работает примерно так же. Вы четко видите, какие дела, и на каких «полках» у Вас находятся. И не тратите силы и нервы на лишние телодвижения. Согласитесь, «каша» в голове мешает жить всем. И здорово тормозит движение вперед.

№5. Планирование это безумно скучно и отнимает кучу времени

На самом деле тайм-менеджмент – это десятки абсолютно разных инструментов.

Кто-то записывает дела в ежедневник. Кто-то скачивает на смартфон симпатичное приложение. Кто-то расклеивает по квартире цветные стикеры. Кто-то использует наглядные Канбан доски. Это я перечислил только инструменты учета времени. И то, далеко не все.

А ведь еще есть куча упражнений, экзотические способы постановки целей и расстановки приоритетов и многое-многое другое: от «съешь лягушку» до «швейцарского сыра».

Примерно половина приемов ТМ напоминает детскую игру. А по времени он отнимает не больше 15-20 минут в день.

Ну, а если Вы относите себя к свободолюбивым личностям, которым тесно в жестких рамках, устраивайте себе «разгрузочные» дни. Раз в неделю или в месяц делайте что угодно и сколько угодно. Без таймера, ежедневника и напоминалок.

ТОП-книг по тайм менеджменту

Книга № 1

В этой книге говорится о том, как перестать копить важные дела и откладывать их в долгий ящик. Он считает, что она тесно переплетается с достижением успеха в бизнесе.

Книга № 2

Эта книга станет настоящей палочкой-выручалочкой как для делового человека, так и для обычных парня или девушки. Она подойдет для тех, кто желает навести порядок в своей жизни. «Тайм-драйв», благодаря легкому и понятному языку написания, отсутствию лишнего пафоса и «воды», найдет отклик у широкого круга читателей.

Книга № 3Для среднестатистического обывателя Дэн Кеннеди в прямолинейной форме приводит ряд советов, молниеносно поднимающих продуктивность.

Книга № 4

Это произведение станет по истине вашей настольной книгой, прочитав которую, вы избавитесь от привычки прокрастинировать, научитесь управлять стрессом в море постоянно возникающих и важных задач. Вы сможете находить баланс между работой и личной жизнью. Также на страницах этой книги вы познакомитесь с такими приемами — как, уделяя не более 10 минут планированию, успеть в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга № 5

Эта книга подойдет как для мамочек в декрете, так и для женщин, чьи дети более взрослого возраста. Естественно, количество детей в семье удлиняет список дел на день, которые нужно успеть. А значит, должен быть грамотный подход к планированию. В этой суматохе также важно найти время для мужа, и конечно же, для себя любимой. Что и как следует учитывать, на что обратить внимание, если у вас большая и активная семья — это и многое другое вы узнаете из книги«7 заповедей организованной мамы».

Основополагающим принципом продуктивного тайм-менеджмента является комплексное соблюдение всех правил. Уделяйте внимание и находите время для планирования дня, грамотной расстановки приоритетов, формулирования целей. Невозможно удержать все в голове, поэтому доверьте свои мысли и планы ежедневнику. Бумажный это будет формат или электронный – только дело вашего вкуса. В первое время, скорее всего, будет сложно. Но ни в коем случае не останавливайтесь, а продолжайте соблюдать правила. Совсем скоро это войдет в привычку. Не секрет, что многие из известных личностей добились большого успеха и славы именно благодаря правильному управлению своим временем и жизнью. Одним из способов такого управления является тайм-менеджмент. Обязательно пробуйте и убедитесь в этом лично. При этом не бойтесь совершать ошибки.

Принцип №8

Если ваша работа предполагает создание какого-либо «интеллектуального» продукта — текста, концепции, стратегии, идеи, лозунга для рекламы жвачки и т. п., — обязательно внесите в своё расписание несколько часов тишины «для креатива». Подумайте, когда вы можете с более или менее спокойной душой отключить телефон, электронную почту, а может, даже и компьютер и уйти в разработку того, что от вас требуют, с головой. Чем лучше вам удастся расчистить эти самые часы тишины от всех отвлекающих факторов, тем быстрей и продуктивней пойдёт креатив.